PER RISOLVERE PROBLEMI DI TROPPI DOCUMENTI CARTACEI

INFINITY DMS ZUCCHETTI…LA GESTIONE DOCUMENTALE EVOLUTA

Infinity DMS è un innovativo sistema di gestione documentale pensato per aiutarti a risolvere tutti i problemi legati all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura.

Grazie a Infinity DMS, puoi superare le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili determinate informazioni nel modo e nel luogo desiderati.

La soluzione ti garantisce:

  • La completa dematerializzazione dei flussi documentali.
  • Un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi.
  • La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti.
  • L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza.
  • La riduzione dei costi.

Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve e invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ricevere, comunicare, scambiare, distribuire. La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene gestita in maniera organizzata, razionale e accessibile, rendendone difficile la fruizione con impatto negativo sul tempo e sul costo del lavoro.

Infinity DMS è la soluzione per la completa gestione documentale: accessibile via web, mette a disposizione funzioni avanzate che vanno oltre la semplice archiviazione.

Infinity DMS è un software web che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.Grazie alla gestione organizzata, i documenti si trasformano in preziose informazioni e gli archivi cartacei scompaiono.

FUNZIONALITÁ

infinity DMS è un nuovo ap-proccio alla gestione azien-dale, un nuovo modo di orga-nizzare il flusso documentale, uno spazio virtuale per te e per i tuoi collaboratori che migliora la comunicazione. Grazie alla presenza di My-Desk configurabili, lo spazio di lavoro virtuale, ogni tuo colla-boratore ha accesso alle in-formazioni e può collaborare con altri utenti sfruttando un insieme di funzioni specifiche.

1. Ricezione e Acquisizione:Acquisizione di file e documenti in qualsiasi formato di dati.

2. Protocollazione: Acquisizione tramite un’apposita funzionalità in ingresso/uscita.

3. Classificazione: Classificazione dei documenti in base a specifiche ‘classi documentali’ che consentono l’associazione di ulteriori metadati (attributi) utili al sistema di ricerca.

4. Versioni e Revisioni:Conservazione delle diverse versioni di un documento per tenere traccia di ogni stadio dell’evoluzione.

5. Check In/Out: Accesso simultaneo allo stesso documento da parte di più utenti.

6. Ricerca: Funzione di ricerca grazie al motore Infinity Search.

7. Condivisione: Condivisione di documenti archiviati in differenti modalità, anche tramite cartelle condivise con diverse profilazioni.

8. Distribuzione: gestione dei documenti, controllo dello stato di completamento e differenti modalità di distribuzione dei documenti per utenti interni e esterni all’azienda tramite ambiente di lavoro virtuale (MyDesk), sistemi di notifiche automatiche via e-mail o SMS, liste automatiche di distribuzione, protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.

VANTAGGI

DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DEI FLUSSI CARTACEI (PAPERLESS OFFICE)

ELIMINAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI

POSSIBILITÀ DI ACQUISIZIONE MASSIVA DEI DOCUMENTI ANCHE TRAMITE BARCODE

RIDUZIONE DEI TEMPI E COSTI DI GESTIONE DEL DOCUMENTO

MASSIMA ACCESSIBILITÀ E DISPONIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI

ORGANIZZAZIONE OTTIMALE DEI PROCESSI DI CONDIVISIONE E DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI

MIGLIORAMENTO DELL’EFFICIENZA

AUTOMAZIONE E CONTROLLO DEI PROCESSI AZIENDALI

Infine, la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Internet/Intranet ne amplia ulteriormente le funzionalità contribuendo a semplificare ancora di più i processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.